Hasta ahora numerosos procedimientos de contratación y facturación se han llevado a cabo con medios informáticos, sin embargo, con la modificación de la ordenanza, a partir del 15 de enero de 2015 será obligatorio el uso de los medios electrónicos, informáticos o telemáticos para desarrollar todas las fases del procedimiento de contratación, incluida la presentación de las ofertas y la adjudicación.
La modificación de la ordenanza detalla las vías de entrada de las facturas electrónicas y el formato que éstas deben tener. Se trata del formato Facturae, que es el homologado por la administración del Estado y de uso obligatorio para administraciones y empresas.
Para facilitar a las empresas el tráfico hacia el sistema, el Ayuntamiento de Terrassa ofrecerá diferentes actuaciones de formación, asesoramiento y orientación:
- Sesiones de formación a los licitadores y proveedores habituales.
- Sesiones informativas con instituciones económicas de la ciudad.
- Temporalmente, se crearán puntos de presentación de ofertas electrónicas en las oficinas de atención al público y un dispositivo de acompañamiento a las oficinas de la plaza Didó.
- Apoyo para la obtención de los certificados digitales por parte de los prestadores de servicios de certificación, así como del propio Ayuntamiento.
- Sesiones de formación interna a todo el personal del Ayuntamiento que intervenga en la tramitación de procedimientos de contratación.
También con la voluntad de ayudar al cambio de sistema, el Consistorio se adherirá al Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3), un inventario de información sobre la estructura orgánica de la Administración Pública, y publicará en la sede Electrónica la lista de los códigos DIR3 de todos los servicios y unidades administrativas, con el objetivo de que los proveedores puedan utilizarlos cuando presenten las facturas.
La modificación de la ordenanza aprobada ayer representa un paso más en el desarrollo de la administración electrónica como herramienta para facilitar las relaciones entre el Ayuntamiento y la ciudadanía y los agentes económicos. Ahorrando recursos y tiempo a todas las partes implicadas. Ya en los años 90, la primera web municipal permitía hacer 11 trámites online. En 2004 se implantó el uso de la firma electrónica y desde hace dos años se pueden hacer todos los trámites online (excepto la presentación de ofertas en sobre cerrado por parte de los licitadores).
Los medios electrónicos, informáticos y telemáticos se aplican cada vez más a los procesos de contratación, bien por iniciativa de la administración o bien de los proveedores. Así, por ejemplo, más de la mitad de las facturas presentadas al Ayuntamiento de Terrassa en lo que va de año han sido en formato PDF. El sistema homologado, Facturae, aunque está poco desarrollado, aunque su uso ha crecido mucho últimamente. Así, en 2013 se presentaron menos de 50 facturas con el formato Facturae, y en lo que va de año, más de 400.